Dropbox en online opslag

Inleiding
Met Online opslag bewaar je bestanden buiten de PC (Personal Computer) op een vaak onbekende locatie, 'in de Cloud'. Communicatie tussen PC en Cloud vindt plaats via het Internet. Er zijn diverse Clouds waarmee dit kan. Met Dropbox heb je op twee manieren toegang tot bestanden: direct vanuit de Dropbox map op de PC of door in te loggen met het Dropbox account, waardoor je overal ter wereld toegang tot jouw bestanden hebt mits je over Internet beschikt.

Dropbox zorgt ervoor dat bestanden in de Dropbox map op de PC en in de Cloud altijd identiek zijn. Deze synchronisatie wordt uitgevoerd zodra een bestand op de PC wordt gecreëerd, gewijzigd of verwijderd. En dit is van belang bij het Delen van bestanden, dat verderop wordt uitgelegd. Dropbox gebruikt geen compressie. Bij een Upload naar Dropbox worden bestanden ongewijzigd in de Cloud opgeslagen. Wel worden ze versleuteld bewaard. Er is beveiliging, zowel bij het transport als opslag van data.

Gebruikte termen
In dit artikel worden een aantal termen gebruikt met de volgende betekenis:

  • Dropbox werkt standaard met twee locaties: één op de PC (Dropbox map) en één in de Cloud (Cloud map). De bestanden daarin zijn kopieën van elkaar. Zo heb je altijd een back-up en hoef niet bij Dropbox in te loggen om bestanden op te slaan of op te halen;
  • De Dropbox map is een map op de PC die wordt aangemaakt met de Dropbox App. Die map gebruik je zoals bij de Verkenner (Windows) en Finder (OSX). Door bestanden in deze map te plaatsen of te wijzigen worden ze meteen bijgewerkt in de Cloud map met een Internet verbinding. Als je offline werkt wordt het bijwerken uitgesteld totdat er weer een Internet verbinding is;
  • De Cloud map is een map, ergens op een Dropbox opslagmedium buiten de PC die toegankelijk is door in te loggen met het Dropbox account. Daarvoor zijn een browser (Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox e.d.) en een Internet verbinding nodig;
  • met PC versie worden bestanden bedoeld in de Dropbox map; met Cloud versie bestanden in de Cloud map.

Account aanmaken
Op de website van Dropbox (www.dropbox.com) vind je aanwijzingen om een gratis account aan te maken. Je hebt een emailadres nodig, bedenkt een wachtwoord en je krijgt de beschikking over 2 GB gratis 'Cloud space'. Vervolgens installeer je de Dropbox map op de PC met de Dropbox App en je kunt aan de slag. Voor de betaalde versie betaal je € 100 per jaar en beschik je over 2 TB (Terabyte) "Cloud ruimte".

Een voorbeeld
Stel, je wilt bestanden in de Dropbox Cloud opslaan. Dat kunnen tekst-, spreadsheet, presentatie-, foto- of videobestanden zijn. Je plaatst ze in de Dropbox map op de PC waarna het betreffende bestand automatisch naar de Cloud wordt gekopieerd als je met Internet verbonden bent. Er zijn dan 2 identieke versies, de Cloud versie en de PC versie. Wordt de PC versie aangepast of verwijderd dan gebeurt hetzelfde met de Cloud versie als gevolg van synchronisatie. Het omgekeerde geldt ook voor wijzigingen aan de Cloud zijde. Hier is wel enige voorzichtigheid geboden bij het verwijderen van een bestand uit de Dropbox map! Een bestand in de Cloud plaatsen kan ook vanuit het Dropbox account. Je logt dan eerst in via een browser en haalt het bestand binnen met de Upload functie. Even later zie je de naam van dat bestand verschijnen in de Dropbox map. Dropbox springt zuinig om met de 'Cloud ruimte'. Daarom wordt gecontroleerd of binnenkomende bestanden al bestaan. In dat geval wordt de upload niet uitgevoerd. Dit betekent dat documenten op inhoud worden gescand bij binnenkomst! Wees daarom voorzichtig met commercieel of financieel gevoelige documenten. Zie verderop bij: Is Dropbox veilig.

Selectieve synchronisatie
Er is al uitgelegd dat bestanden zich op twee locaties bevinden, in de Cloud en in de Dropbox map. Dat laatste betekent een aanslag op beschikbare diskruimte van de PC. Met selectieve synchronisatie kunnen mappen (tijdelijk) uit de Dropbox map worden verwijderd. De Cloud versie blijft bestaan. Met deze functie kan de Dropbox map ook weer hersteld door mappen uit de Cloud weer naar de Dropbox map te kopiëren. Tussen deze twee toestanden schakel je door middel van een vinkje aan of uit te zetten. Je opent het Dropbox programma en kiest via Instellingen 'Selectieve synchronisatie'. Dan verschijnt een overzicht van jouw Dropbox mappen met inhoud. Door een vinkje weg te halen wordt de betreffende map of bestand van de PC verwijderd. De Cloud versie blijft ongewijzigd. Selectieve synchronisatie heeft alleen betrekking op mappen. Individuele bestanden kunnen niet op deze manier worden behandeld. Je hoeft niet zelf mappen te kopiëren. Alleen het vinkje aan- of uitzetten is voldoende. In de bijgevoegde foto (Afb. 1) zie je selectievakjes met een vinkje, een minteken of ze zijn leeg. Het minteken duidt op sub mappen, het vinkje geeft aan dat mappen in de Cloud en in de Dropbox map staan. Het lege vakje betekent, dat er alleen een Cloud versie beschikbaar is.

dropbox 1

Is Dropbox veilig
Data wordt verstuurd via een beveiligde link (https://....). Daarna wordt het versleuteld opgeslagen. Dat klinkt veilig. Echter ligt de 'sleutel' bij Dropbox. Maar het kan veiliger. Je gebruikt bijvoorbeeld het programma Boxcryptor. Daarmee versleutel (encrypt) je het bestand alvorens het naar Dropbox te sturen. Bij het terughalen gebeurt het omgekeerde. Dit kost wel extra tijd.

Bestand aanvragen
Deze functie is handig om bestanden te ontvangen van iemand die geen Dropbox account heeft. Je logt in en verstuurt het verzoek Bestand aanvragen naar de ander (Afb. 2). De 'account-loze' ontvangt een email met daarin het verzoek en maakt een selectie van het gevraagde bestand en stuurt het naar de aanvrager (Afb. 3)

dropbox 2dropbox 3

Bestand versturen
Een Dropbox accounthouder kan een bestand versturen naar iemand zonder account. Als je een foto of videoclip hebt gemaakt stuur je iemand een 'link' (Afb. 4). Deze actie wordt uitgevoerd vanuit het Dropbox account nadat je hebt ingelogd. De ontvanger krijgt een email, klikt op de link en de foto of video wordt getoond (Afb. 5). Het ontvangen bestand kan ook worden gedownload. Wees voorzichtig met het versturen van bestanden op deze manier. Bedenk dat de ontvanger zo'n email met daarin de link zonder enige beperking kan doorsturen naar anderen! 

dropbox 4dropbox 5

Mappen en bestanden delen
Al je samen aan een project werkt is het handig bestanden te delen. Dat kan met meerdere Dropbox gebruikers. Als eigenaar van een map (met inhoud) nodig je anderen uit deze met jou te delen. Afhankelijk van de instelling hebben de anderen 'alleen lezen, bewerken of verwijderen' rechten. Je werkt rechtstreeks via de Dropbox map op de PC. Degene die het verzoek uitstuurt blijft eigenaar van de map en alleen door hem/haar kunnen de rechten worden gewijzigd. De ontvanger van zo'n verzoek beantwoord het met 'Accepteren'. Het bewerken van een Word document bijvoorbeeld gebeurt rechtstreeks in de Cloud. Je hoeft het niet eerst te downloaden. Erg handig! Dropbox houdt bij door wie en wanneer een verandering is aangebracht. Bestand verwijderen en Herstellen Bestanden worden op verschillende manieren verwijderd. De meest eenvoudige manier is ze uit de Dropbox map te verwijderen. Maar het kan ook vanuit de Cloud. Je logt dan eerst in met het Dropbox account. Let op bij het verwijderen uit de Dropbox map om ruimte op de PC te creëren. Door een bestand uit deze map te verwijderen of te verplaatsen naar een andere locatie op de PC wordt het ook uit de Cloud verwijderd. Dat is het gevolg van synchronisatie, dat consequent wordt uitgevoerd. Mocht dit per ongeluk gebeuren dan is het terug te halen. Log in bij Dropbox en ga naar Verwijderde bestanden. Daar maak je de verwijdering ongedaan. Dat moet binnen 30 dagen gebeuren!

Foto rechtstreeks naar Dropbox sturen
Met de Instellingen functie kopieer je foto's en video's, gemaakt met een smart Phone, direct naar de Dropbox Cloud in de 'Foto's' map. Je hebt daarvoor de Dropbox App nodig op de smart Phone. Gebruik deze functie alleen via Wi-Fi. Als dat niet beschikbaar is kan de databundel snel op zijn als je de 'gsm route' gebruikt. Op de smart Phone is dat in te stellen.

Dropbox als videobron
Dropbox kan gebruikt worden om videomateriaal op te slaan en met anderen te Delen. Importeer de videofragmenten uit de camera met het videobewerkingsprogramma in een map die door dat programma wordt bepaald. Kopieer de bestanden daarna naar de Dropbox map. Dropbox zorgt dan voor het kopiëren naar de Cloud.

Als anderen bestanden in de gedeelde Cloud map zetten verschijnen ze automatisch in de Dropbox map op jouw PC. Daarna doe je een Import vanuit het montageprogramma en je kunt aan het werk.

Auteursrecht
Dropbox vermeldt in haar Voorwaarden dat je je dient te houden aan de regels met betrekking tot het Auteursrecht. Zet je regelmatig materiaal in jouw Cloud dat auteursrechtelijk beschermd is dan beëindigd Dropbox het account.

Wim Hofman

lvsl logo kleinLVSL clubavonden worden gehouden in: 
Buurtcentrum “Vogelvlucht”
Boshuizerlaan 5
2321 SG Leiden ZW. (Naast 5 meihal)